2. Акт – це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.

Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків та ін. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Текст акта містить висновки з фіксованих фактів та пропозиції.

В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.

Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату заактування факту чи події.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатувальної.

Вступна частина будується за такою схемою:

Складено комісією...;

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова “Присутні” друкують: “Голова комісії”, потім – “Члени комісії”, зазначають їхні посади, прізвища та ініціали.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть та характер проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. Акт складають у трьох примірниках: перший направляють до вищої організації, другий – керівникові організації, третій – підшивають у справу.

Реквізити акта: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, гриф затвердження (у разі потреби), заголовок до тексту, підстава (оформляють за зразком реквізиту 22), текст, позначка про наявність додатка, підпис.

Акт оформляють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

3. Довідка – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт.

Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи або навчання, обійману посаду, розмір зарплати, місце проживання тощо. Для довідок використовуються уніфіковані трафаретні бланки.

Реквізити довідки: назва виду документу, дата, індекс, місце складання чи видання, адресат, заголовок до тексту (у разі потреби), текст, позначка про наявність додатка, підпис, відбиток печатки, позначка про виконавця.

Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін.

У довідці необхідно об’єктивно відображувати стан справ, тому її складанню може передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.